З 20 серпня через систему МЗС "е-Консул" став доступним автоматизований нотаріат. Які це послуги та що потрібно знати про особливості надання? Розбирався "Ми – Україна".

Що таке е-Консул та як має працювати?

Консульські інформаційні системи почали модернізувати з листопада 2023 року. У серпні 2024 року схвалили положення про інформаційно-комунікаційну систему е-Консул. У грудні минулого року ухвалили дворічний експериментальний проєкт про надання українцям за кордоном таких публічних послуг та вчинення таких консульських дій:

• оформлення та обмін внутрішнього та закордонного паспортів;
• реєстрація в Держреєстрі фізосіб-платників податків;
• обмін чи отримання водійського посвідчення;
• комплексна послуга з реєстрації народження дитини: держреєстрація народження, набуття громадянства України, в Держреєстрі фізосіб-платників податків, внесення інформації про дитину в демографічний реєстр с формуванням унікального номера в ньому.

Проте за порядком послуги надаються з урахуванням технічних можливостей, тобто не одразу. В МЗС обіцяли нарощувати темпи цифровізації протягом 2025 року.

В березні 2025 року ухвалили порядок електронної реєстрації для вчинення консульських дій та електронного кабінет в е-Консул. Донедавна система була оновленням е-черги на прийом в установу за кордоном. З липня додавались нотаріальні дії в окремих установах за кордонам, які з 20 серпня стали доступними в усіх.

Які саме нотаріальні дії є доступними в е-Консул?

Наразі через е-Консул автоматизували такі послуги:

• Посвідчення немайнових довіреностей. А саме про представлення інтересів з питань:

1. оформлення, отримання та засвідчення документів;
2. оформлення пенсії;
3. в судах;
4. зняття з реєстраційного обліку/постановки на реєстраційний облік;
5. реєстрації фізичної особи-підприємця;
6. отримання ідентифікаційного номера;
7. представництва.

• Засвідчення підпису заявника. А саме:

1. заява-згода на виїзд неповнолітньої дитини за кордон;
2. заява про неперебування у шлюбі;
3. заява-згода про оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон неповнолітній дитині від другого з батьків;
4. заява-згода другого з подружжя на продаж чи придбання нерухомого майна;
5. заява про прийняття спадщини чи про відмову від спадщини.

• Посвідчення майнових довіреностей. А саме про розпорядження:

1. нерухомим майном;
2. транспортним засобом.

Як і де оформити заявку?

Після реєстрації в е-Консул в кабінеті у верхній панелі є розділи "Консульські послуги" та "Запис на візит". Для автоматизованих нотаріальних потрібні будуть обидва.

У послугах потрібно буде обрати потрібну, заповнити шаблон для формування документа.

У дипредставництвах і консульствах попередили, що потрібні дані з таких документів:

• закордонних та внутрішніх паспортів заявника і того, кого він уповноважує;
• податкові номери – РНОКПП заявника і особи, яку він уповноважує;
• витягів про місце реєстрації проживання заявника та особи, яку він уповноважує.

До сформованої за шаблоном заяви треба прикріпити додаткові документи, які підкаже система.  Заявка йде у консульство і там переглядають її на відповідність вимог законодавства. Якщо все заповнено і додано правильно, має бути проєкт документа, реквізити для сплати консульського збору онлайн або позначення, що сплатити можна при оформленні.

Якщо шаблон е-Консул не влаштовує, наприклад, людина хоче працювати або з документом, який готує разом із нотаріусом, тоді треба йти традиційним шляхом: зареєструватися в е-чергу на нотаріальну послугу, підготувати документи (деякі засвідчення підпису заявника заздалегідь не готуються) та оформити все під час візиту.

Після подання і схвалення консульством заявки в електронному вигляді, також потрібно записатися на візит в установу, в який її направлено, обравши вільний слот. Часто це ще той квест і доводиться записуватися в чергу очікування. Але цього етапу не оминути навіть після спрощення, адже потрібно поставити особистий підпис та пред'явити оригінали документів.

Як зазначають в консульствах і посольствах, на підписання довіреності чи нотаріальної заяви обов'язково потрібно мати оригінали паспортних документів і РНОКПП, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб у випадку надання довіреності близьким рідним.

Також не варто забувати про пряму вимогу ст. 20 закону про правовий режим воєнного стану. Згідно з нею консульська посадова особа, в разі вчинення консульських дій за заявами чоловіків у віці від 18 до 60 років, перевіряє дійсність їхніх військово-облікових документів.

З 20 серпня нотаріальні дії через е-Консул можна оформлювати в усіх закордонних дипустановах України, які надають консульські послуги. В Департаменті консульської служби МЗС надали повний перелік:

• Посольства України в: Австралії, Алжирі, Анголі, Аргентині, Австрії, Азербайджані, Ботсвані, Болгарії, Білорусі, Бразилії, Бельгії, Боснії і Герцеговині, В'єтнамі, Великій Британії, Вірменії, Гані, Греції, Грузії, Данії, Ефіопії, Естонії, Єгипті, Індії, Індонезії, Ізраїлі, Ірані, Іраку, Ірландії, Італії, Іспанії, Йорданії, Катарі, Кенії, КНР, Конго, Кореї, Кот-д'Івуарі, Кубі, Кувейті, Казахстані, Кіпрі, Киргизстані, Канаді, Латвії, Литві, Лівані, Малайзії, Марокко, Мексиці, Мозамбіку, Мавританії, Молдові, Північній Македонії, Нігерії, Норвегії, Нідерландах, Німеччині, ОАЕ, Омані, ПАР, Перу, Пакистані, Португалії, Польщі, Руанді, Румунії, Саудівській Аравії, Сенегалі, Сінгапурі, Сербії, США, Словаччині, Словенії, Таїланді, Тунісі, Таджикистані, Туреччині, Танзанії, Туркменістані, Угорщині, Узбекистані, Філіппінах, Фінляндії, Франції, Хорватії, Чилі, Чехії, Чорногорії, Швейцарії, Швеції, Японії;
• Генеральні консульства України в: Барселоні, Вроцлаві, Гамбурзі, Гуанчжоу, Ґ'юстоні, Дюссельдорфі, Едмонтоні, Кракові, Любліні, Мілані, Мюнхені, Неаполі, Нью-Йорку, Сан-Франциско, Стамбулі, Торонто, Франкфурті-на-Майні, Чикаго, Шанхаї;
• Консульства України в: Анталії, Бельцях, Брно, Гданську, Дубаї, Единбурзі, Малазі, Порту, Салоніках, Ніредьгазі.

Складнощі з реєстрацією в е-Консул і які з них можна вирішити?

Зайти у е-Консул, щоб записатися на візит чи відтепер оформити нотаріальну послугу, можна одним із трьох шляхів та за допомогою:

• Дія.Підпис;
• КЕП;
• ID.GOV.UA, а там через BankID.

Труднощі з авторизацією можуть бути технічними. Наприклад, в певній комбінації операційної системи та браузера не спрацьовує "Дія". Тоді можна пробувати заходити з іншого гаджета, з відмінною операційкою, змінити браузер, тобто комбінувати варіанти.

Проте це працює, якщо є чинні біометричні документи, щоб скористатися "Дією", чинні біометричні або паперові та дійсні рахунки в банку, щоб сформувати електронний підпис чи зайти через BankID. Якщо із чимось є проблеми, можуть бути такі способи вирішення.

Дистанційний рахунок у банку-учаснику BankID. Це створення віртуальної картки без візиту до банківського відділення. Зазвичай опція є в банківському застосунку, якщо фінустанова пропонує таку послугу для фізосіб, а для авторизації потрібен український мобільний номер.

Отримати український мобільний номер можна онлайн на сайтах чи у застосунках українських мобільних операторів – це eSIM (тут посилання на описи послуг Київстар, lifecell, Vodafone), яку можна отримати на електронку і без паспорта. Якщо й тут вимагається український мобільний номер, можна задіяти когось з друзів, знайомих, родичів. Потрібно, щоб сам смартфон підтримував eSIM. Перелік гаджетів, які підтримують віртуальну карту, є у операторів.

На додачу до українського мобільного номера, для оформлення віртуальної банківської картки потрібен буде паспортний документ та податковий номер. За відсутності коло замикається, цей варіант дістатися BankID не підходить та лишається останній спосіб.

Особисте звернення до консульства. На розгляд консулу потрібно спрямувати в електронному або паперовому вигляді лист із зазначенням проблеми, контактними даними та проханням призначити прийом без електронної черги.

Для збільшення шансів на розгляд для підготовки листа варто звернутися до юриста з міграційних питань.

Консул має право на відмову, якщо вважатиме, що все ж є можливість стати в електронну чергу. Також можуть не розглянути неналежно оформлене звернення. Тому варто або дотримуватися рекомендацій на сайті установи, передбачені в цьому випадку, якщо вони є, з'ясувати їх за номером телефону установи або скористатися послугами правника.

Раніше "Ми – Україна" розповідав, які відновити паспорт, диплом, ВОД та інші важливі документи.