Куди і з чим звертатися в разі втрати найважливіших документів: паспорту, свідоцтва про народження, трудової книжки, ВОД, посвідчень та документів про освіту? Корисну інформацію зібрав "Ми – Україна".

Паспорт

Куди звертатися? Оформлюють паспорт замість втраченого або викраденого у таких установах:

• територіальний підрозділ Державної міграційної служби (ДМС);
• ЦНАП;
• паспортний сервіс "Документ".

Замість втраченого зроблять ID-карту, тоді як паспорт у формі книжечки можна оформити тільки за рішенням суду.

Які документи потрібні? В разі викрадення паспорту на території України потрібно звернутися із заявою у поліцію і отримати від поліцейських витяг з реєстру досудових розслідувань.

При зверненні у ДМС, ЦНАП чи ДП "Документ" треба буде надати такий витяг. Для оформлення паспорта замість втраченого або викраденого, потрібні документи, які дозволять ідентифікувати людину:

• свідоцтво про народження;
• закордонний паспорт, у тому числі й той, у якого завершився строк дії);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).

Також знадобляться документи про змінну інформацію до біометричного документа:

• витяг з реєстру територіальної громади про реєстрацію місця проживання (можна замовити у ЦНАПі або через "Дію";
• свідоцтво про шлюб;
• рішення суду про розірвання шлюбу, яке набрало законної сили;
• свідоцтво про народження дитини.

Треба буде укласти заяву про втрату. Також подаються документи про сплату адмінзбору або про звільнення від його сплати – особи, які перебували в місцях несвободи внаслідок російської агресії.

За даними ДМС, адмінзбір в разі відновлення паспорта протягом 20 днів – 558 грн, терміново (протягом 10 днів) – 928 грн.

До того ж для окремих категорій треба додати рішення суду про встановлення особи (тим, чию особу не можуть встановити за результатом стандартної процедури), посвідчення про взяття на облік бездомної особи, закордонний паспорт (для осіб, які постійно проживають за кордоном, чи проживали та повернулися в Україну), заяву про зняття з консульського обліку (для того, хто старший 14 років, та хто постійно проживав за кордоном і повернувся в Україну).

Оформлення ID-карти передбачає збір біометричних даних. Коли людина звертається особисто, це роблять фахівці на місці. Але паспорт може відновлювати людина, яка через стан здоров'я не може прийти. Тоді вона діє через законного представника. Він має подати документи, які посвідчують його особу та повноваження, медичний висновок про те, що людина не може пересуватися самостійно. Для внесення відцифрованого образу обличчя треба подати фотокартку 10 на 15 см.

В тому разі, якщо внутрішній паспорт втрачено за кордоном,  треба звернутися до місцевої поліції, отримати від неї звіт та піти до консульства, щоб отримати тимчасовий документ про посвідчення особи. Оформлювати новий паспорт треба буде вже в Україні. Це стосується як втраченого в іншій країні внутрішнього, так і закордонного паспорта.

В разі втрати закордонного паспорта в Україні алгоритм дій майже той самий, що й для внутрішнього. Але, якщо зберіглися, подавати у ДМС, ЦНАП чи паспортний сервіс також треба буде:

• внутрішній паспорт;
• свідоцтво про народження чи документ, що підтверджує народження, якщо це паспорт дитини у віці до 14 років;
• витяг з реєстру досудових розслідувань, якщо паспорт було викрадено на території України;
• документи, що посвідчують особу та підтверджують українське громадянство, або їхні копії, якщо особа постійно проживає за кордоном, але втратила паспорт саме в Україні.

РНОКПП

Якщо податковий номер було втрачено разом із паспортом, по відновлення РНОКПП треба звертатися після отримання нового паспорта. Йти треба до податкової за місцем реєстрації або до податкової за тією адресою, за якою людина тимчасово перебуває.

У податковій треба подати заяву за формою №5ДР. У ній будуть використовувати дані нового паспорта.

"Якщо в паспорті відсутня інформація про реєстрацію місця проживання/перебування особи або така інформація внесена до безконтактного електронного носія – необхідно пред’явити документ (довідку) про реєстрацію місця проживання/перебування", - вказали податківці.

Строк видачі документа, який підтверджує реєстрацію в Держреєстрі фізосіб-платників податків – 3-5 днів, в залежності від того, за якою адресою людина звертається: за місцем реєстрації чи за місцем тимчасового перебування.

Свідоцтво про народження

Якщо втрачений оригінал свідоцтва про народження, видається повторне свідоцтво, що має ту саму юридичну силу. Є два способи отримати документ:

• офлайн. Звертатися із заявою (за дитину до 14 років це роблять батьки, усиновлювачі, законні представники) треба до найближчого відділу державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС). Тобто попереднє місце видачі свідоцтва значення не має, до будь-якого ДРАЦС;
• онлайн. Подати заяву можна через "Дію" (потрібен електронний підпис), заповнити форму та отримати свідоцтво поштою (кур'єром або у відділенні "Укрпошти) або у найближчому ДРАЦС за вибором заявника. Вартість послуги – 51 коп.

Аналогічний спосіб (заява до ДРАЦС офлайн чи оналайн через "Дію") передбачений для інших свідоцтв про держреєстрацію актів цивільного стану:

• свідоцтва про шлюб. Онлайн можна подати заяву та заповнити форму за посиланням;
• свідоцтва про розірвання шлюбу. Онлайн можна подати заяву та заповнити форму за посиланням;
• свідоцтва про смерть, яке видається другому з подружжя, близьким родичам або представнику органу опіки чи піклування для виконання повноважень стосовно тих, хто має право на повторне отримання свідоцтва. Онлайн можна подати заяву та заповнити форму за посиланням.

Посвідчення водія

Відновлюють втрачене водійське посвідчення двома способами: офлайн у сервісному центрі МВС за місцем звернення чи онлайн у Кабінеті водія.

Для відновлення офлайн треба подати:

• паспорт (можна пред'явити в "Дії");
• довідку про взяття на облік ВПО із вказаним фактичним місцем проживання, якщо в паспорті немає даних про зареєстроване місце проживання;
• РНОКПП;
• медичну довідку за формою №083/о (про придатність до керування транспортним засобом) у мирний час, проте під час воєнного стану це не є обов'язковим.

Для відновлення онлайн через Кабінет водія, треба заповнити форму про паспортні дані та РНОКПП. Отримати посвідчення можна потім у обраному сервісному центрі МВС, у відділенні "Укрпошти" або кур'єром "Укрпошти". Під час воєнного стану оформлення документу займає три тижні.

Вартість:

• пластикове посвідчення – 608 грн, плюс банківська комісія;
• електронне посвідчення – 230 грн, плюс банківська комісія;
• доставка "Укрпоштою" по Україні – 294 грн, міжнародна – 960 грн.

Військово-обліковий документ

Куди саме звертатися у разі пошкодження, знищення, втрати або крадіжки паперового ВОД, залежить від того, кому саме належав документ. Військовослужбовець має подавати рапорт своєму командиру, призовник, військовозобов'язаний чи резервіст звертається із заявою у свій ТЦК та СП.

Військовослужбовцю за стандартною процедурою, до рапорту треба додати пояснення обставин втрати ВОД. Має бути службове розслідування, призначене командиром.

Після нього для відновлення потрібні:

• заява чи рапорт з обставинами втрати і проханням відновити ВОД;
• паспорт;
• матове кольорове фото 3 на 4 см;
• пошкоджений документ, якщо його саме пошкоджено;
• витяг з наказу про результати розслідування.

Хоча військовослужбовець звертається в разі проблем із документом до командира, рішення про повторну його видачу все одно за керівником ТЦК та СП, де він на обліку. Виключення є для тих, хто закріплений за СБУ чи Службою зовнішньої розвідки, і потворно ВОД видаватимуть відповідні підрозділи цих служб.

Призовник, військовозобов'язаний, резервіст звертатиметься у ТЦК та СП за місцем перебування на обліку. В разі втрати подається той самий набір документів, що визначений для військовослужбовців, проте замість рапорту – заява на ім'я керівника ТЦК із описом обставин втрати. Також не потрібен витяг з наказу про службове розслідування.

Наразі призовникам, військовозобов'язаним та резервістам не видають військово-облікові документи різних типів. ВОД стандартизований та відрізняється тільки зазначеною інформацією. Паперовий мають видати протягом п'яти робочих днів після реєстрації заяви.

За Кодексом про адміністративні правопорушення (ст. 211) за зіпсуття чи недбале зберігання ВОД передбачений штраф. В особливий період він становить від 850 до 1700 грн. Цього адмінправопорушення не стосується можливість сплатити 50% від розміру штрафу.

Посвідчення УБД

В разі втрати або викрадення посвідчення УБД, потрібно звернутися у поліцію та до пакету документів для відновлення додати документ, який підтверджує реєстрацію заяви. Також у друкованому ЗМІ треба опублікувати оголошення про недійсність посвідчення. У оголошенні мають бути ПІБ, серія та номер посвідчення. Його теж треба додати до пакету документів

Якщо звертається військовослужбовець, який проходить службу, то подає рапорт на ім'я командира. Якщо військовослужбовець, який звільнився –  заяву у ТЦК та СП. Якщо статус було оформлено міжвідомчею комісією при Мінветеранів – заяву поштою у Мінветеранів (на електронку [email protected], фотокартки  - "Укрпоштою" на адресу Мінветеранів: м. Київ, пров. Музейний, 12, 01001).

Окрім рапорту чи заяви із зазначенням обставин втрати або викрадення, документа про прийняття заяви у поліції, оголошення з газети про недійсність посвідчення, треба подати:

у службу персоналу (якщо військовий служить), у ТЦК та СП (якщо військовий звільнився):

• рішення (витяг із протоколу) про призначення УБД;
• копію втраченого посвідчення (за наявності);
• лист талонів та його копію;
• копію паспорту у формі картки, копію першої сторінки паспорту у формі книжечки;
• дві матові кольорові фотокартки 3 на 4 см, де обличчя має займати 65-70% площі.

у Мінветеранів:

• копію втраченого посвідчення (за наявності) або номер, серію і дати видачі посвідчення;
• копію паспорта у формі картки або копії сторінок паспорта-книжечки (1, 2, 11, 12);
• копію довідки про присвоєння РНОКПП;
• дві фотокартки 3 на 4 см.

Пенсійне посвідчення

Опікується видачою цих документів Пенсійний фонд. Звернутися по відновлення можна офлайн у сервісний центр ПФУ або онлайн через вебпортал ПФУ або мобільний застосунок ПФУ.

Офлайн. У сервісному центрі ПФУ при собі потрібно мати оригінали таких документів:

• паспорт;
• довідка про присвоєння РНОКПП.
• Також потрібна кольорова фотографія 3 на 2,5 см.

Онлайн. На вебпорталі ПФУ після авторизації з електронним підписом, треба йти у розділ "Щодо пенсійного забезпечення" і обрати опцію "Заява на виготовлення паперового пенсійного посвідчення". У мобільному застосунку ПФУ – до вкладки "До ПФУ", розділу "Комунікації з ПФУ" та опції "Заява на виготовлення пенсійного посвідчення".

До заяви треба додати сканкопії таких документів:

• паспорт;
• довідка про присвоєння РНОКПП;
• фотографія;
• підпис чорнилами чорного кольору.

Розмір кожної прикріплено сканкопії – до 1 МБ, формати JPG або PDF, ім'я файла має відповідати виду документа.

В заяві треба обрати сервісний центр ПФУ, в якому зручно отримати посвідчення.

Документ про освіту

За відновленим атестатом чи дипломом потрібно звертатися до закладу освіти, який його видав. Якщо такого навчального закладу вже не існує, тоді до навчального закладу, який є його правонаступником. Якщо і його знайти не вдається, то до МОН із проханням визначити заклад, де нададуть відновлений документ.

Для видачі дубліката потрібні будуть:

• заява;
• копії паспорта і довідки про присвоєння РНОКПП;
• копія втраченого диплома або свідоцтва про освіту, якщо вони є.

Це платна послуга, вартість якої не є усталеною, до того ж заклад освіти може додатково уточнити, які документи потрібні.

У тих, хто отримав документи про освіту після 2000 р., електронні версії мають підтягуватися у "Дії". Це інформація з Єдиної електронної бази з питань освіти. З неї також можна отримати виписку за електронним підписом. Шукають інформацію в реєстрі за серією та номером втраченого документа. Треба мати на увазі, що в ЄДЕБО немає даних про випускників військових навчальних закладів.

Трудова книжка

У червні 2021 рокі набрав чинності закон про електронні трудові книжки. Протягом п'яти років, тобто до червня 2026 року, діяв перехідний період, протягом якого тривало наповнення Пенсійним фондом Держреєстру загальнообов'язкового державного соцстрахування даними про трудову діяльність.

Проте повної відмови від паперових трудових немає, у багатьох випадках вона потрібна саме в такому вигляді та вести її мають за бажанням працівника.

Лишаєтьс чинною інструкція №58 про порядок ведення трудових книжок працівників. Саме у ній прописано, що в разі втрати трудової людина має звернутися за своїм останнім місцем роботи, до власника чи уповноваженого ним органу. Там нададуть дублікат трудової із відповідним написом на першій сторінці.

До дублікату вносять записи про останню роботу детально. А якщо людина до того працювала на інших підприємствах, то дані про сумарний загальний стаж перед влаштуванням на останнє місце роботи. У цьому записі не буде деталізації про посади, періоди часу роботи та підприємства, де працювала людина. Останній роботодавець буде відштовхуватися від наявних документів для визначення загального стажу.

Раніше "Ми – Україна" розповідав" про розміри та умови грантів на навчання у 2025 році.